Для підготовки набору, необхідно визначити чи є розпорядник реципієнтом програм (проектів) міжнародної технічної допомоги. Перелік програм та відомості про їх реципієнтів розміщені на порталі ProAid Ukraine та веб-сайті Міністерства економічного розвитку та торгівлі України. Інформацію про матеріальні цінності, що були прийняті на баланс, можна отримати з угод, актів приймання-передачі, інвентаризаційних описів та іншої бухгалтерської звітності. За результатами аналізу документів формується перелік матеріальних цінностей.