Суб’єкти владних повноважень мають реєструвати наявні документи у системі обліку публічної інформації відповідно до статті 18 Закону України “Про доступ до публічної інформації”. Для юридичних осіб отримувачів бюджетних коштів (підприємств, закладів, установ) та інших розпорядників публічної інформації реєстрація документів у системі обліку не є обов’язковою. Частина 1 статті 18 Закону України “Про доступ до публічної інформації” визначає вміст системи обліку.